Dashboards – Odyssee, Field Service Software

Iedereen vindt grafieken en dashboards mooi en leuk om naar te kijken. En interessant, want het geeft inzicht. Tot u plots een dashboard ziet over uw eigen activiteit.

Met verstomming kijkt u ernaar, omdat u een totaal andere indruk had. Uw ‘buikgevoel’ wordt plots weerlegd met een eenvoudige grafiek.

De grafiek liegt niet. En u weet nu wat u moet doen. In dit artikel wil ik het daarover hebben, aan de hand van een eenvoudige case.

Ik was laatst bij een klant om de Odyssee Dashboards uit te leggen. We bleven even stilstaan bij het dashboard betreffende Taken.  Dit dashboard analyseert de Taken/Helpdesk meldingen.

In deze module komen alle meldingen van klanten via de klantenportaal binnen, maar ook alle interne meldingen van monteurs betreffende werkorders (die bijvoorbeeld terug moeten worden ingepland). Op zich een vrij heldere dashboard. Het gesprek ging zo (alle grafieken hieronder komen voort uit onze testomgeving en zijn gebaseerd op fictieve cijfers maar illustreren wel de case):

Eerst keek hij naar de cirkel onderaan links.

“Alles ziet er goed uit zeg. 91% van alle taken zijn afgesloten, slechts 9% staat in het rood/open….

In de grafiek erboven zie ik dat de ‘nieuw in te plannen WO’ -taak het snelst wordt afgesloten.

Maar waarom is er voor de ‘WO follow up’-taak 11 dagen resolution time nodig? Kunnen we dat even inkijken?”

Om dat te doen, zoomen we even in door enkel de “WO follow up” taken te filteren, per regio. We zien dan dat met name regio Amsterdam de traagste lijkt te zijn, gevolgd door Den Haag.

“Maar,” vroeg de klant, “zijn ze alleen maar traag voor ‘WO follow up’? Kunnen we even inzoomen op Regio Amsterdam?”

We zoomen in op Regio Amsterdam (grafiek 3) en zien dat ze inderdaad zeer traag zijn voor WO follow up taken, welke 10% uitmaken van de alle taken die binnenkomen. De andere taken worden duidelijk sneller opgelost.

Laten we nu gaan kijken naar de andere ‘trage’ regio Den Haag. We zien dat deze regio ook trager is dan de andere, maar dit voor alle taken.

Maar dan ziet de klant iets anders. Zijn oog valt op al het rood onderaan. “Er staat 88% van de taken open in deze regio? Kunnen we zien welke deze open taken zijn?”

Dat kan inderdaad. De dashboard tool is een volwaardige Business Intelligence (BI) tool en men kan dezelfde data dus ook analyseren via verschillende invalshoeken.

En daaruit blijkt dat het de ‘nieuw in te plannen WO’ taken zijn die allemaal open staan, terwijl dat net de taken zijn die met 1 klik terug in te plannen zijn… “Hum, tijd voor een gesprek met die regio.”

 

Conclusie

Met enkele clicks kon deze klant het volgende ontdekken

1) Taak « Wo new planning » is het taak type dat het snelst wordt afgehandeld (grafiek 1).

2) Sommige regio’s (Amsterdam en Den Haag) zijn traag in het afhandelen van taken. Niet voor één bepaalde taak, maar voor alle taken (grafiek 2 en 3)

3) Den Haag heeft 88% van haar taken openstaan (grafiek 3)

4) En het gaat voornamelijk om de taken « wo new planning » (grafiek 4), welke in grafiek 1 de snelste resolutie tijd hebben….

Dit is alleen maar betreffende de taken/helpdesk module. En wat dacht u dat deze klant leerde toen hij de capaciteitsplanning kon inkijken, waar vergeleken wordt hoeveel beschikbare werktijd er is (groen) en hoeveel uiteindelijk wordt gebruikt (rood)?

 

Pin It on Pinterest

Share This