Installaties volledig opsplitsen of groeperen?

Service Managers komen wel meer tegen dat de indeling van jobs op installaties grote gevolgen heeft voor niet alleen het bijhouden en correct opvolgen van de onderhoudsinformatie maar ook voor de facturatie. Aangezien één job steeds op één installatie moet worden aangemaakt, welke installatiestructuur hanteert u dan best? Charles Convent (Odyssee Mobile) geeft een aantal best practices mee.

De meeste servicebedrijven gebruiken geen installatiehiërarchie. Toch zijn er soms goede redenen om dit te doen, zeker als uw ploeg instaat voor een zeer uitgebreid serviceproces.

1. Overzichtelijk indelen met een installatiehierarchie

Wat is een installatiehiërarchie?
Met een installatiehiërarchie zet u een structuur op van hoofdinstallaties en sub-installaties of zelfs sub-sub-installaties. Hiermee opent u de deur naar multi-jobs. Dat zijn jobs op een hoofdinstallatie waaronder dan sub-jobs kunnen zitten voor de subinstallaties.   U maakt dan 1 hoofdjob aan op de hoofdinstallatie, inclusief bijvoorbeeld 40 sub-installaties, u plant dan die ene job op de planning en de monteur heeft 1 enkele job op zijn joblist die hij met 1 handtekening van de klant kan laten aftekenen. Maar in die hoofdjob zitten er wel degelijk 40 sub-jobs. Een multi-job dus. Zo bouwt u een historiek op van interventies (onderhoud, storingen) per subinstallatie op en kan u de klant ook gedetailleerd op de hoogte brengen (en houden) van elke actie op elke subinstallatie. In de praktijk vraagt dit dus meer administratie van uw service manager en techniekers, want u moet info op verschillende niveaus bijhouden (foto’s, manuals, service rapporten, gebruikte onderdelen, …).

Goede redenen om wel een hiërarchie te gebruiken

Praktijkvoorbeeld 1: Eén locatie met meerdere gelijkaardige installaties

  • U beheert voor een klant 40 installaties van een gelijkaardig type: u staat bijvoorbeeld in voor het onderhoud van alle airco’s in 1 gebouw. Voor dit onderhoud heeft u eigenlijk dezelfde technieker nodig. Dan is een installatiehiërarchie praktisch:
  • U plant 1 job in en daarmee meteen 40 subjobs (doe alle airco’s van die locatie)
  • De technieker ziet 1 job staan, maar daaronder 40 subjobs: overzichtelijk
  • Hij kan installatie per installatie doen en bijhouden wat hij gedaan heeft, zodat elke installatie getraced wordt. Zo weet ook de klant dat u niets overslaat
  • Als 1 sub niet kan hersteld worden, dan plant u een nieuwe job in voor die specifieke sub-installatie en kan u de 39 andere subjobs correct afsluiten
  • De technieker vraagt eenmaal de handtekening van de klant voor de 40 subjobs, die niet 40 maal moet aftekenen voor elke afzonderlijke airco.

Praktijkvoorbeeld 2: Eén installatie met verschillende onderhoudscycli

Stel dat uw bedrijf verantwoordelijk is voor het onderhoud van het plaatselijke zwembad. Uw techniekers checken de filterkamer, het water van het zwembad, de douches, de verwarming, de badkuip, … allemaal verschillende jobs, die niet met dezelfde recurrentie worden uitgevoerd en soms zelfs door verschillende techniekers met verschillende profielen. Routinecontroles worden echter wél door één technieker uitgevoerd. Bovendien willen we op elk moment kunnen aantonen dat het gehele zwembad piekfijn is onderhouden.

  • Een installatiehiërarchie is hier aangewezen. U kan op elk moment aan de klant een gegroepeerd overzicht bezorgen van het onderhoud.
  • En u kan ook opsplitsen: De monteur die de filters doet, is niet noodzakelijk de monteur (loodgieter) die de douches doet.
  • Techniekers die naar het zwembad worden gestuurd, kunnen meteen ook jobs op andere zwembaden uitvoeren. Stel dat het zwemcomplex verschillende zwembaden telt, dan kan de technieker de filters van alle baden checken en indien nodig vervangen. En u kan alles filter per filter traceren.
  • Bij algemeen nazicht waarbij 1 technieker het hele complex nakijkt (bijv. De kwaliteit van het water op de verschillende plaatsen), moet voor elk bad afzonderlijk opgelijst staan wat er is gebeurd. Elke installatie en interventie moet getraced worden want als er een probleem rijst, kan de gezondheid van mensen in gevaar komen. Wij moeten dan bewijzen dat we die ene filter van een specifiek zwembad wel degelijk goed hebben onderhouden. Dat is eenvoudiger wanneer de technieker de verschillende onderhoudsjobs mooi gegroepeerd vindt onder één hoofdjob.

Praktijkvoorbeeld 3: de engineering-kwaliteit van de installatie in kaart brengen

Stel dat u met een nieuwe installatie bent gestart en dat u wilt opvolgen of deze nieuwe installatie vlekkeloos werkt. Dan is het handig om deze installatie in logische onderdelen (sub-installatie) op te bouwen zodat de engineering afdeling meteen uit de dashboards kan opmaken welk sub-deel slecht scoort en beter moet gebouwd worden.

  • Uw engineering team kan nu snel probleempjes detecteren en de service verbeteren (dit kan u ook in Odyssee Field Force doen met servicerapporten, hierover meer in een volgend artikel)
  • U ziet wat op welk deel van de installatie gebeurt en welk job type het betreft zoals onderhoud, storing, preventieve acties…

Is het dan goed om installaties steeds op te delen in sub-installaties?

Neen!

Misschien heeft u ook complexere installaties die uit meerdere onderdelen bestaan, maar als er een storing wordt gemeld en de klant kan bijna nooit zeggen om welk deel het gaat (buiten dat de ‘verwarming’ niet werkt), dan kan u enkel een hoofdjob aanmaken op een hoofdinstallatie. Wanneer de klant wél precies kan aangeven waar de storing plaatsvindt (zoals in het voorbeeld van de liften : hij kan precies zeggen wélke lift), dan is een onderverdeling in subjobs wél te overwegen.

Misschien wordt de installatie door één technieker onderhouden. Opsplitsen heeft dan weinig zin, zeker als een installatie eigenlijk op één bepaalde locatie staat (ook al is het in meerdere ruimtes onderverdeeld). Het is dan handiger om één job op de hoofdinstallatie te zetten.

Bij niet te complexe installaties is alles in één job plaatsen handig: u kunt de handleiding op één en dezelfde installatie bijhouden en de technieker moet niet gaan zoeken bij welke sub-installatie de handleiding staat

2. Overzichtelijk indelen zonder installatiehierarchie

Soms bestaat de installatie wel degelijk uit verschillende delen, maar is een hiërarchie niet aangewezen. Wat dan? Odyssee heeft hiervoor twee handige functies: Points Of Interest (POI) en Servicerapporten.

Points Of Interest (POI)

Met POI’s kan u een Installatie even goed opdelen in logische stukken. Zo kan u techniekers gedetailleerd informeren over de verschillende onderdelen die bijvoorbeeld misschien andere ‘in productie’ data hebben ten opzichte van elkaar of verschillende serial numbers hebben.

PoI kan u in hoofdstukken groeperen. U kan dus een installatie bestaande uit drie onderdelen logisch opsplitsen in drie hoofdstukken met elk welbepaalde eigenschappen (properties). Zo is de technieker geïnformeerd. Die data kan hij desgevallend ook zelf aanpassen (indien door u toegelaten) en via het ‘installatie Log’ veld bijhouden wat werd aangepast en wanneer.
U kan de documentatie ook op 1 centrale plaats beheren. Elke onderdeel heeft zijn handleiding? Zet deze samen in de ‘installatie specifieke’ folder. De technieker hoeft niet door de verschillende sub installaties te gaan om deze te vinden.

Servicerapporten

Wilt u toch een idee hebben van de handelingen van de technieker op de verschillende onderdelen van de installatie zonder installatie hiërarchie? Maak drie service rapporten aan. Eentje voor elke onderdeel, met specifieke informatievelden welke de technieker moet invullen naargelang zijn acties. Service rapporten kunt u via de Dashboard module in statistieken gieten, zeker als het om gestandaardiseerde data gaat zoals waardemetingen, keuzelijsten, radiobuttons, …. (Met vrije tekst velden zijn de mogelijkheden in een dashboard zeer beperkt) waardoor u ook de engineering afdeling op de hoogte kan houden van mogelijke te verbeteren fabricagepunten.

Onze experten geven u graag antwoord. Gratis demo!

“Met de Odyssee app en cockpit zijn technieker, dispatching en de rest van het bedrijf rechtstreeks met elkaar verbonden. Data worden in real-time uitgewisseld, zodat facturatie, tijdsregistratie en alle administratieve opvolging zo goed als foutloos en ogenblikkelijk worden uitgevoerd.

Wat betekent dat voor uw bedrijf? Vraag uw persoonlijke online demo aan met één van onze experten. We helpen u snel verder.”

Pin It on Pinterest

Share This