Perfect samenspel tussen exact en odyssee service

“Door de samenwerking met Odyssee Service hebben we grote verbeteringen door kunnen voeren in onze service-organisatie door efficiënter en eenduidiger te werken.”

ROMASS herstelt en onderhoud garagepoorten van alle types en merken bij particulieren en bedrijven. Deze service aan de poorten gebeurt door eigen techniekers. Een bewuste keuze om op deze manier een kwaliteitsvolle service te kunnen aanbieden. Voor boekhouding en facturatie doet het bedrijf een beroep op Exact Online. Maar business strategist Maikel Brouwer van ROMASS besefte dat er nog heel wat efficiëntie te winnen was door het papierwerk van techniekers en planners te automatiseren en af te lijnen op de administratieve processen in Exact. Zo kwam hij terecht bij Odyssee Service, een Field Service applicatie die een automatische koppeling aanbiedt met Exact, zodat gegevens kunnen uitgewisseld worden.

Makkelijke integratie

Als je twee systemen met elkaar wil laten praten, dan verwacht je dat er nog wat moet gesleuteld worden aan de koppeling. Maar eigenlijk verliep dit verbazend goed. Data zoals klanten, contacten, artikelen en prijzen worden bijgehouden in Exact. Werkorders, timesheets en de planning worden dan weer behandeld in de Odyssee Service applicatie. Door de twee applicaties te koppelen, is eigenlijk het hele proces van de eerste bestelbon tot de finale factuur op elkaar afgestemd. Dat bespaart ons heel wat werk en stelt ons in staat om nog een betere en transparante service aan te bieden aan onze klanten. Die krijgen bijvoorbeeld van de technieker een mooi overzicht gepresenteerd van het te betalen bedrag, opgedeeld in uren en stukken. Als de klant dan aftekent op de tablet van de technicus, dan worden die gegevens onmiddellijk naar Exact gestuurd voor facturatie. Iedereen tevreden en een enorme tijdswinst.” aldus Maikel.

Wisselstuk tekort? Geen probleem…

Soms merken techniekers ter plekke dat een installatie of herstelling niet kan uitgevoerd worden zonder bijkomende wisselstukken die ze op dat moment niet mee hebben. De administratieve flow die dan moet opgestart worden, was tot nu toe een combinatie van telefoontjes, mails en heel wat papierwerk tussen technieker, klant en tenslotte de binnendienst die dan contact opnam met de leverancier(s). De kans op onnodige vertragingen en verkeerde bestellingen, die daarna wel eens vergeten werden te factureren, was in dergelijke situaties meer dan reëel. Maar omdat de technieker nu via zijn Odyssee Service app op zijn tablet extra bestellingen kan plaatsen gelinkt aan de opdracht en de klant, zijn alle gegevens correct doorgegeven en meteen beschikbaar voor de binnendienst en de boekhouding.

Communicatie zorgt voor meer vertrouwen

“De Odyssee applicatie zal ons ook toelaten om onze klanten beter te helpen. Daarom is die communicatiemodule ook zo interessant. Onze klanten krijgen automatisch bevestiging van afspraken met onze techniekers. En na de uitvoering van het werk, komt de getekende opdrachtbon met volledig overzicht netjes in zijn mailbox terecht. Het lijken kleine details, maar in een klantenrelatie wekt dat vertrouwen.” besluit Maikel.

Click & drop informatie

“Het gebeurt wel meer dat we extra info willen toevoegen bij een specifieke soort van garagepoort die moet geplaatst worden of dat we een routineopdracht inplannen die deze keer wat extra toelichting verdient. De Odyssee toepassing heeft daar een echte drag & drop tool voor: de informatievelden. Deze zijn vrij te configureren door onszelf voor elk object zoals klanten, gebruikers, installaties, opdrachten. Zonder enig maatwerk konden wij meteen alle gegevens bijhouden voor specifieke poorten en automatische deuren. De velden worden via drag&drop op het scherm versleept om informatievelden op te bouwen.

Op twee weken van kick off tot eerste factuur

We hebben bij Odyssee Service ingetekend op een zogenaamde Quick Start. Na een gezamenlijke startsessie waar de toepassing samen met ons werd geconfigureerd voor ROMASS, konden we zelf aan de slag en bij wijze van proef een aantal eigen projecten beheren. Dat viel goed mee, want de toepassing is heel gebruiksvriendelijk. En wat ik belangrijk vind voor de acceptatie van wat voor onze medewerkers een hele nieuwe manier van werken betekent, is dat in een tweede etappe er opleiding voorzien is voor de techniekers. Die vinden de app op hun tablet heel goed. En met de opleiding erbij en gekoppeld aan de permanente coaching van de Odyssee helpdesk, waren ze heel snel weg met de applicatie. Eigenlijk waren we op iets meer dan twee weken up and running, inclusief training. En dat is echt ongelofelijk voor een applicatie die zoveel impact heeft op de kern van onze activiteiten.

Vertel ons over uw wensen!

Omdat wij u graag helpen en tonen waar onze field service software precies toe in staat is. Contacteer ons vandaag en je zal zien wat Odyssee Service voor uw bedrijf kan doen.

Pin It on Pinterest