Unsere Zusammenarbeit mit Odyssee Service hat es uns ermöglicht enorme Verbesserungen in unserer Serviceorganisation zu machen, indem wir übersichtlicher und effizienter arbeiten.’

ROMASS wartet und repariert Garagentore aller Marken und Modelle für Unternehmen und Privatpersonen. Dabei greifen sie auf eigene Techniker zurück, eine bewusste Entscheidung, die es ihnen erlaubt einen qualitativ hochwertigen Service anzubieten. Für Buchhaltung und Fakturierung verlässt ROMASS sich auf Exact Online. Geschäftsstratege Maikel Brouwer erkannte jedoch, dass man eine Menge Effizienz gewinnen kann, indem man die Schreibarbeit der Techniker und Disponenten automatisiert und den administrative Teil der Arbeit Exact überlässt. So kam er zu Odyssee Service, einer Außendienstanwendung die eine automatische Verbindung zu Exact herstellt, so dass Daten ausgetauscht werden können.“

Einfache Integration

“Wenn man zwei Systeme miteinander kommunizieren lassen möchte, erwarten man doch dass da noch einiges an der Verbindung eingestellt werden muss. Aber eigentlich verlief das überraschend gut. Daten von Kunden, Kontakten, Artikeln und Preisen wurden bei Exact geführt. Arbeitsaufträge, Timesheets und die Planung wurden in der Odyssee Service App abgehandelt. Indem man die zwei Anwendungen miteinander koppelt ist eigentlich der ganze Prozess, vom ersten Arbeitsauftrag bis zur letzten Rechnung, aufeinander abgestimmt. Das erspart uns eine Menge Arbeit und ermöglicht es uns, unseren Kunden einen noch besseren und transparenteren Service anzubieten. Die kriegen zum Beispiel vom Techniker eine Übersicht über den zu zahlenden Betrag gezeigt, geordnet nach (Ersatz-)Teilen und Stunden. Wenn der Kunde dann auf dem Tablet des Technikers unterschreibt werden die Informationen für die Fakturierung sofort an Exact geschickt. Alle sind zufrieden und es gibt eine enorme Zeitersparnis.” so Maikel.

Ersatzteil fehlt? Kein Problem!

Manchmal merken Techniker vor Ort, dass eine Installation oder Reparatur ohne zusätzliche Ersatzteile nicht ausgeführt werden kann. Der administrative Prozess den man dann in Gang bringen muss, war bis jetzt eine Kombination aus Telefonieren, Mails, einer Menge Schreibarbeit zwischen Techniker, Kunde und schließlich dem Innendienst und dann einer Kontaktaufnahme mit dem(n) Lieferanten. Die Wahrscheinlichkeit von unnötigen Verzögerungen und falschen Bestellungen, die dann nicht in Rechnung gestellt werden, war in solchen Situationen sehr groß. Aber da der der Techniker jetzt über die Odyssee Service App auf seinem Tablet zusätzliche Bestellungen dem Kundenauftrag beigefügt aufgeben kann, werden alle Informationen korrekt weitergegeben und sind sofort für den Innendienst und die Buchhaltung verfügbar.

Kommunikation für mehr Vertrauen

“Die Odyssee Applikation ermöglicht uns, unseren Kunden besser zu helfen. Deshalb ist das Kommunikationsmodell auch so interessant. Unsere Kunden bekommen automatische Bestätigungen für Termine mit unseren Technikern. Und nach der Erledigung der Arbeit wird der unterschriebene Arbeitsauftrag mit einer vollständigen Übersicht an seine Mailbox geschickt. Das klingt nach kleinen Details, aber in der Kundenbeziehung weckt das Vertrauen.,.” erklärt Brouwer.

Click & drop information

“More and more often, we want to add extra information about a specific sort of garage door that needs to be set up; we frequently find ourselves having to schedule routine assignments that deserve extra explanation. The Odyssee application has a Drag & Drop tool for this: the information fields. We are free to configure them for ourselves. And for every object: clients, users, installations, assignments and more. Without any customisation, we can immediately track the data for specific doors and automatic doors. The fields are dragged onto the screen via drag & drop to build information fields.

From the kick-off to the first invoice in just two weeks

“When we joined Odyssee Service, we also signed up for Quick Start. After an initial session where we were involved in configuring the application to the needs of ROMASS, we were able to practice managing a number of projects. We took this in stride – the application is extremely user-friendly. Nonetheless, as a new way of working for many of our workers, I found it important that there was training provided in the second step. The workers now like to work with the app on their tablets. And with the training and the link to the Odyssee helpdesk for coaching, they have been very quick to get underway with the application. In fact, we were up and running within two weeks, including training. And that’s simply unbelievable for an application that has had so much impact on our activities.”